Aktuelle Problematiken

Der Grundgedanke des Datenschutzes ist der Schutz von personenbezogenen Daten, d.h. alle Informationen, die sich auf eine Person beziehen oder eine Person identifizierbar machen, sollen geschützt werden. Grundlegend ein wichtiger Gedanke, denn wer möchte seine Gesundheitsdaten im Netz finden oder seine biometrischen Daten, wie etwa den Fingerabdruck, der als Anmeldung für diverse Geräte gilt, in einer Datenbank von Hacker haben? So weit so gut. Aber wie jeder gute Ansatz, wird leider auch dieses Thema vermehrt ausgenutzt. Das Datenschutz mehr Arbeit ist und viele vor sich hinschieben, ist inzwischen weitläufig bekannt. Das machen sich genau deswegene leider auch Bewerber zu nutze. Immer häufiger kommt es zur Klage von Bewerbern, die eine Absage vom Unternehmen bekommen haben. Nach der Absage erhalten die Unternehmen ein Auskunftsersuchen vom Bewerber mit Bitte um Auskunft über die gespeicherten Daten und die Prozesse dahinter. Kleine Unternehmen haben da meist nicht viel, wenn nicht sogar gar nichts. Aus diesem Grund klagt der der abgelehnte Bewerber dann und erhält meist ein Schadensersatz.

Lösung für dieses Problem

Die Information zur Verarbeitung der Daten bei Bewerbungen greife ich hier nicht auf. In der Regel hat das formale jedes Unternehmen schon eingerichtet und informiert die Bewerber. Spannender wird es bei den Bewerbungsunterlagen. Die meisten nutzen für das Thema Bewerbungen keine eigene Software, sondern den einfachen Weg der E-Mail. Hier hilft es meist schon, Bewerbungen direkt in einen eigenen Ordner zu verschieben und diesen automatisiert alle 30 Tage zu leeren. Daten dürfen grundsätzlich nur so lange gespeichert werden, wie sie wirklich benötigt werden. Die maximale Speicherdauer (Toleranzgrenze) ist ca. sechs Monate.

Eine abgelehnte Bewerbung könnte direkt gelöscht werden, aber nicht jeder macht das sofort. Manchmal kann es aufgrund von Rückfragen auch einfacher sein, diese noch paar Tage vorzuhalten. Aus dem Grund empfehle ich das Vorhalten der Daten für 30 Tage und dann das automatisierte löschen. Wenn Unterlagen auf dem Rechner gespeichert werden, sollten diese ebenfalls so gehandhabt werden. Ein Ordner erstellen und mit einer Regel versehen, dass es nach 30 Tage gelöscht wird. Ein kleiner Hinweis: auch der Papierkorb muss geleert werden.

Bewerber, die eine positive Rückmeldung bekommen, gehen in die Personalunterlagen über. Und wenn ich einen Bewerber habe, den ich mir gerne für später vormerken möchte? Dann am besten informieren und fragen, ob eine Aufnahme in einen Bewerberpool in Ordnung ist. Hier beachten, dass die Frist der Speicherung genannt werden sollte. Empfehlung hier: ein Jahr.

Datenschutz leicht gemacht

Dieser Artikel ist nur ein Ansatz und soll zum Umsetzen eines Datenschutzkonzeptes motivieren. Sollten Sie Fragen zum Datenschutz und die Umsetzung haben, kommen Sie gerne auf uns zu! Datenschutz muss nicht kompliziert sein. Wir helfen Ihnen die Anforderungen einfacher umzusetzen. Dabei gehen wir weder einfach Checklisten durch noch erstellen wir teure Rechnungen. Wir schauen uns Ihre Prozesse an und helfen Ihnen im Rahmen der Verhältnismäßigkeit Anforderungen umzusetzen.