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Digitale Zeiterfassung mit RFID-Terminal
Im September 2022 hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) ein Urteil gefällt (lesen Sie dazu auch diesen Beitrag), das für Klarheit in puncto digitale Zeiterfassung in Deutschland sorgen soll. Doch statt Freude herrscht in vielen Unternehmen Verunsicherung. Einige haben das Thema noch gar nicht auf dem Schirm, andere verdrängen es, da das Thema komplizierter zu sein scheint als zunächst gedacht.
Nun stellt sich die Frage: Gibt es eine einfache Lösung für die digitale Zeiterfassung, die es ermöglicht, Arbeitszeiten sowohl über Terminals via RFID-Chip innerhalb der Firma zu erfassen als auch Mitarbeiter im Homeoffice oder unterwegs wie z.B. auf Baustellen unkompliziert zu berücksichtigen? Die Antwort lautet: JA.
In diesem Blogbeitrag, möchten wir Ihnen eine Lösung für kleine bis mittelständische Unternehmen vorstellen, die sich einfach und unkompliziert in Ihrem Unternehmen integrieren lässt. Doch benötige ich wirklich eine eigene Software wie Timemaster dafür, oder reicht in etwa auch eine einfache Excel-Liste, um die Arbeitszeiten meiner Mitarbeiter protokollieren zu können?
Zeiterfassung in Excel
Rechtlich ist gegen eine Zeiterfassung via Excel-Liste erst einmal gar nichts einzuwenden, doch möchten wir ein paar wichtige Argumente an die Hand geben, warum eine Excel-Liste in nur wenig Fällen eine wirkliche Option sein kann. Excel-Listen sind das „Old School“ der Zeiterfassung, aber oftmals keine wirtschaftliche Lösung, um Arbeitszeiten zu verwalten. Hier sind ein paar Gründe, warum sie oft nicht so gut passen:
1. Fehleranfällig: Manuelle Eingaben bedeuten auch fehleranfällige Eingaben. Da kann leicht mal die „0“ zu einer „9“ werden.
2. Beschränkte Funktionalität: Excel hat zwar seine Formeln, aber wenn es um automatische Berechnungen von Überstunden oder Urlaubstagen geht, stößt es schnell an seine Grenzen.
3. Skalierung: Excel wird schnell zur Spaßbremse, wenn Ihr Unternehmen wächst. Neue Mitarbeiter, geänderte Strukturen – die Tabelle will nicht so recht mitspielen
4. Datenschutz: Mit Excel wird es schwierig, die Sicherheit im Griff zu behalten, gerade wenn man an die ständig wachsenden Datenschutzverordnungen denkt.
5. mobiles Arbeiten: Unterwegs arbeiten oder Homeoffice? Excel sagt dazu eher „No, no!“ – die Mobilität ist einfach nicht so sein Ding.
6. Isolierte Insel: Excel ist grundsätzlich ein offline-Tool. Die Integration mit anderen Unternehmenssystemen ist aber heutzutage ein Muss für einen reibungslosen Workflow.
Über Timemaster Software
TimeMaster wird in einer lokalen Umgebung, auf einem Windows-Server in Ihrem Unternehmen installiert. Damit stellen Sie alle Ressourcen für die Software selbst und sind nicht auf kostenpflichtige Cloud-Lösungen oder Abos angewiesen. Sie behalten also volle Kostenkontrolle, da das System softwareseitig modular aufgebaut ist.
Timemaster bietet damit eine umfassende Lösung für die Arbeitszeiterfassung, die durch präzise Erfassungsmethoden, flexible Anpassung an verschiedene Arbeitsumgebungen und automatisierte Prozesse Unternehmen dabei unterstützt, den Überblick über Arbeitszeiten zu behalten. Mit Funktionen wie Berichterstattung, nahtloser Integration in andere Unternehmenssysteme, benutzerfreundlicher Oberfläche und strenger Compliance legt Timemaster den Fokus auf eine effiziente und rechtlich konforme Verwaltung von Arbeitszeiten. Dazu gehören
- Präzise Zeiterfassung:
- Manuelle Eingabe
- Mobile Apps (Android, IOS)
- Terminal-basierte Systeme
- Flexibilität:
- Erfassung für Büro, Homeoffice, Baustellen etc.
- Automatisierung:
- Überstundenberechnung
- Urlaubstage
- Andere arbeitszeitbezogene Aspekte
- Berichterstattung und Analyse:
- Tools für Einblicke in Arbeitszeittrends
- Integration:
- Einbindung in andere Unternehmenssysteme
- Benutzerfreundlichkeit:
- Intuitive Benutzeroberfläche
- Compliance:
- Erfüllung gesetzlicher Vorschriften und Datenschutzbestimmungen
Timemaster Hardware und Pakete
Damit präsentiert Timemaster eine umfassende, aber einfach zu bedienende digitale Zeiterfassung, die für vielfältige Branchen (Handwerk, Gesundheit, Verwaltung etc.) eingesetzt werden kann.
Möglich macht das der modulare Aufbau der Software, deshalb bietet Timemaster drei verschiedene Starterlösungen an, um den Einstieg zu erleichtern.
1. Timemaster Starter Set Web-Login Paket
Dieses besteht aus:
- Timemaster Basismodul (Haupt-Software mit SQL-Datenbank, welche ein Windows Betriebssystem voraussetzt)
- TimeMaster Mitarbeiter-Web-Modul (Damit können sich Mitarbeiter ganz einfach über ein Webinterface mit ihrem Benutzer einloggen, und ihre Zeiten im Homeoffice oder z.B. auf der Baustelle buchen.
- TimeMaster Erweiterungslizenz (10 User können die Software benutzten, eine Erweiterung ist selbstverständlich möglich, siehe weiter unten)
2. Timemaster Starter Set plus 7 weiß
Dieses besteht aus:
- Timemaster Basismodul (Haupt-Software mit SQL-Datenbank, welche ein Windows Betriebssystem voraussetzt)
- Erfassungsterminal plus 7 für RFID-Chips (mit Wandhalterung, Netzteil, Netzwerkkabel)
- 10 Transponder (RFID-Chips als Schlüsselanhänger)
3. Timemaster Starter Set plus 7 schwarz
Dieses ist identisch mit der weißen Version, lediglich die Farbe ist schwarz
- Timemaster Basismodul (Haupt-Software mit SQL-Datenbank, welche ein Windows Betriebssystem voraussetzt)
- Erfassungsterminal plus 7 für RFID-Chips (mit Wandhalterung, Netzteil, Netzwerkkabel)
- 10 Transponder (RFID-Chips als Schlüsselanhänger)
Timemaster Software-Module Übersicht
Die Palette an Möglichkeiten ist groß. Gerne geben wir Ihnen eine kurze Übersicht, über die Software-Module, so lässt sich die Basis-Software einfach und schnell erweitern. Dies geschieht ganz einfach, über eine Lizenz, die erworben werden kann. Bitte beachten Sie, dass die vorgestellten Module nur eine kurze Übersicht bieten. Für eine umfassende und maßgeschneiderte Lösung sprechen Sie uns bitte persönlich an, wir beraten sie gerne kostenlos zum Thema digitale Zeiterfassung.
(berechtigt 10 weitere Mitarbeiter. die Lösung zu nutzen)
Falls Ihre Mitarbeiter in Schichten arbeiten, lassen sich durch dieses Modul die einzelnen Schichten anlegen und verwalten.
Timemaster Mitarbeiter-Web-Modul
Mitarbeiter können z.B. über das Webinterface, Zeiten selbständig buchen oder sogar nach Berechtigung ihre Zeitkonten einsehen
Sie möchten, dass Ihre Mitarbeiter ihre Zeiten über ihr Android/IOS Smartphone oder Tablet buchen? Mit dem App-Modul gelinkt das im Handumdrehen!
Das Modul lizensiert 10 Mitarbeiter, ihre Zeiten per App zu buchen.
Ihre Urlaubsanträge werden noch auf einem Zettel ausgefüllt? Dann ist das Workflow-Modul genau das richtige für Sie, denn damit können Sie z.B. das Einreichen von Urlaubsanträgen automatisieren.
Timemaster Sachbearbeiter-Modul
Mit dem Sachbearbeiter Modul, lassen sich ganz einfach verschiedene „Sachbearbeiter“ erstellen, um andere Mitarbeiter verwalten zu können.
Die perfekte Erweiterung, damit ihre Personalverantwortlichen Mitarbeiter anlegen, verwalten oder einsehen können.
Um die Übersicht Ihrer Mitarbeiter zu deren Arbeitszeiten oder Abwesenheiten wie Urlaub oder Krankheit zu behalten, empfehlen wir das Chef-Modul.
Arbeitnehmer melden sich krank, doch wo können Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen zentral erfasst werden? Das eAU-Modul bietet die Lösung, XML-/CSV-Exporte auszuführen.
Sie besitzen mehrere Standorte/Filialen oder möchten eine Übersicht über Ihre Abteilungen schaffen? Das Gruppen-Modul bietet dazu clevere Möglichkeiten!
Falls Ihre Mitarbeiter an Sonn/Feiertagen arbeiten, können entsprechende Zuschläge automatisch definiert werden.
Timemaster Auswertungen-Plus-Modul
Stundenübersichten, Arbeitstagelisten auswerten.
Export von Daten aus Zeiterfassung in Lohn-Software, um Zeit zu sparen
Timemaster Import-Schnittstelle
Sie haben eine Menge von Daten und möchten diese importieren? Die Import-Schnittstelle macht es möglich, Daten im .xls oder .csv Format zu importieren.
Benutzer können über ein vorhandenes Terminal, ihre Daten mittels Transponder (RFID-Chip) selbständig abfragen.
Um die Zeiterfassungs-Lösung optimal auf ihre Bedürfnisse anzupassen, nehmen Sie gerne Kontakt mit mir auf. Gerne berate ich Sie umfassend zu dem Thema digitale Zeiterfassung.